Khi tìm cách thực hiện viễn cảnh chung, chúng ta sẽ nhận thấy giá trị của các vai trò và mục tiêu hiệp lực.
Trong cuộc sống riêng, khi chúng ta nhìn từng vai trò của mình tách rời khỏi cuộc sống, các vai trò trở nên xung đột và cạnh tranh lẫn nhau. Nhưng khi chúng ta nhìn nó như một bộ phận cấu thành của một tổng thể có sự tương tác qua lại, thì các vai trò này sẽ hiệp lực với nhau tạo ra một cuộc sống dồi dào.
Điều tương tự cũng đúng với trường hợp các vai trò của nhiều cá nhân trong thực tại quan hệ tương thuộc. Khi chúng ta nhìn từng vai trò của mỗi cá nhân như một sự đóng góp cho một tổng thể chung, chứ không nhìn nó dưới góc độ của sự khan hiếm và tranh giành, chúng ta có thể sử dụng tư duy cùng thắng để tạo ra sự phồn vinh chung và đồng tâm hiệp lực. Bí quyết ở đây là xây dựng các thỏa thuận về bổn phận hiệp lực của mỗi người.
Khi cùng nhau làm việc để hoàn thành bất cứ một nhiệm vụ gì, trước sau chúng ta phải xử lý năm yếu tố:
- Các kết quả mong muốn - Chúng ta muốn làm cái gì? Chúng ta muốn có kết quả nào - cả về số lượng và chất lượng - vào lúc nào ?
- Các hướng dẫn - Chúng ta dựa vào các giới hạn nào để tiến hành công việc? Những giá trị, chính sách chủ yếu, cơ sở pháp lý, đạo đức, các giới hạn, các mức độ tự chủ cần có để đạt các kết quả mong muốn?
- Các nguồn lực - cần có nguồn lực gì? Các nguồn lực về tài chính, hệ thống tổ chức, nhân lực có sẵn, cách thức tiếp cận?
- Xác định trách nhiệm - cách đo lường, đánh giá kết quả công việc đang làm. Dựa vào tiêu chí nào để đánh giá kết quả. Các tiêu chí đó có đo lường được, quan sát được, hay phân biệt được ra hay không? Chúng ta chịu trách nhiệm trước ai? Khi nào quá trình trách nhiệm diễn ra?
- Các hệ quả - Vì sao chúng ta phải làm điều này? Những hệ quả tự nhiên và lô gíc của việc hoàn thành hay không hoàn thành các nhiệm vụ đặt ra.
Nhìn từ góc đôj quản trị thời gianm có bao nhiêu thời gian bị mất đi để khắc phục, điều chỉnh, hay xử lý các vấn đề nảy sinh trong sự tương tác của chúng ta với người khác vì năm vấn đề trên không được xác định rõ?
Nhiều người không hiểu rõ kết quả muốn đạt được là gì
Họ không hiểu rõ các hướng dẫn
Họ không rõ có các nguồn lực nào.
Họ đánh giá công việc của mình dựa vào tiêu chí này, còn các sếp lại dựa vào tiêu chí khác.
Họ không nhận thấy mối liên hệ giữa phần thưởng hay hậu quả họ nhận được với kết quả công việc của bản thân.
Các học viên tại những cuộc hội thảo của chúng tôi cho biết tổ chức của họ thường mất tối thiểu 60% thời gian để xử lý các vấn đề nảy sinh từ sự không rõ ràng của các kỳ vọng. Khi chúng ta bàn về các vấn đề quản trị thời gian, thì đây là một vấn đề trọng tâm của tính hiệu quả, khi một khối lượng lớn thời gian và sức lực lớn của tổ chức bị mất vào Phần tư thứ III hay được sử dụng lãng phí - mà đáng lẽ nên dùng cho những việc quan trọng nhất.
Như chúng tôi đã từng nói, mỗi vai trò là một bổn phận. Chìa khóa để có được quan hệ tương thuộc hiệu quả là cái mà chúng tôi gọi là "thỏa thuận về bổn phận cùng thắng". Các thỏa thuận này biểu thị khớp nối quan trọng giữa những người tham gia và các khả năng xảy ra. Đây là nơi gặp nhau giữa các sứ mệnh của cá nhân và của tổ chức và là ngọn lửa lan tỏa trong toàn bộ tổ chức.
Trong cuộc sống riêng, khi chúng ta nhìn từng vai trò của mình tách rời khỏi cuộc sống, các vai trò trở nên xung đột và cạnh tranh lẫn nhau. Nhưng khi chúng ta nhìn nó như một bộ phận cấu thành của một tổng thể có sự tương tác qua lại, thì các vai trò này sẽ hiệp lực với nhau tạo ra một cuộc sống dồi dào.
Điều tương tự cũng đúng với trường hợp các vai trò của nhiều cá nhân trong thực tại quan hệ tương thuộc. Khi chúng ta nhìn từng vai trò của mỗi cá nhân như một sự đóng góp cho một tổng thể chung, chứ không nhìn nó dưới góc độ của sự khan hiếm và tranh giành, chúng ta có thể sử dụng tư duy cùng thắng để tạo ra sự phồn vinh chung và đồng tâm hiệp lực. Bí quyết ở đây là xây dựng các thỏa thuận về bổn phận hiệp lực của mỗi người.
Khi cùng nhau làm việc để hoàn thành bất cứ một nhiệm vụ gì, trước sau chúng ta phải xử lý năm yếu tố:
- Các kết quả mong muốn - Chúng ta muốn làm cái gì? Chúng ta muốn có kết quả nào - cả về số lượng và chất lượng - vào lúc nào ?
- Các hướng dẫn - Chúng ta dựa vào các giới hạn nào để tiến hành công việc? Những giá trị, chính sách chủ yếu, cơ sở pháp lý, đạo đức, các giới hạn, các mức độ tự chủ cần có để đạt các kết quả mong muốn?
- Các nguồn lực - cần có nguồn lực gì? Các nguồn lực về tài chính, hệ thống tổ chức, nhân lực có sẵn, cách thức tiếp cận?
- Xác định trách nhiệm - cách đo lường, đánh giá kết quả công việc đang làm. Dựa vào tiêu chí nào để đánh giá kết quả. Các tiêu chí đó có đo lường được, quan sát được, hay phân biệt được ra hay không? Chúng ta chịu trách nhiệm trước ai? Khi nào quá trình trách nhiệm diễn ra?
- Các hệ quả - Vì sao chúng ta phải làm điều này? Những hệ quả tự nhiên và lô gíc của việc hoàn thành hay không hoàn thành các nhiệm vụ đặt ra.
Nhìn từ góc đôj quản trị thời gianm có bao nhiêu thời gian bị mất đi để khắc phục, điều chỉnh, hay xử lý các vấn đề nảy sinh trong sự tương tác của chúng ta với người khác vì năm vấn đề trên không được xác định rõ?
Nhiều người không hiểu rõ kết quả muốn đạt được là gì
Họ không hiểu rõ các hướng dẫn
Họ không rõ có các nguồn lực nào.
Họ đánh giá công việc của mình dựa vào tiêu chí này, còn các sếp lại dựa vào tiêu chí khác.
Họ không nhận thấy mối liên hệ giữa phần thưởng hay hậu quả họ nhận được với kết quả công việc của bản thân.
Các học viên tại những cuộc hội thảo của chúng tôi cho biết tổ chức của họ thường mất tối thiểu 60% thời gian để xử lý các vấn đề nảy sinh từ sự không rõ ràng của các kỳ vọng. Khi chúng ta bàn về các vấn đề quản trị thời gian, thì đây là một vấn đề trọng tâm của tính hiệu quả, khi một khối lượng lớn thời gian và sức lực lớn của tổ chức bị mất vào Phần tư thứ III hay được sử dụng lãng phí - mà đáng lẽ nên dùng cho những việc quan trọng nhất.
Như chúng tôi đã từng nói, mỗi vai trò là một bổn phận. Chìa khóa để có được quan hệ tương thuộc hiệu quả là cái mà chúng tôi gọi là "thỏa thuận về bổn phận cùng thắng". Các thỏa thuận này biểu thị khớp nối quan trọng giữa những người tham gia và các khả năng xảy ra. Đây là nơi gặp nhau giữa các sứ mệnh của cá nhân và của tổ chức và là ngọn lửa lan tỏa trong toàn bộ tổ chức.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét