Bước 4: Tạo quy chuẩn cho quyết định hàng tuần

   Việc biến các mục tiêu có sức bật cao của Phần tư thứ II thành kế hoạch hành động đòi hỏi có một khuôn khổ ra quyết định có hiệu quả trong suốt cả tuần.
   Bí quyết không phải là ở chỗ ưu tiên hóa kế hoạch làm việc, mà là lập kế hoạch cho các ưu tiên của bạn.
   Với mô thức "càng nhiều càng tốt", chúng ta luôn tìm cách có thật nhiều hoạt động trong cùng một khoảng thời gian. Nhưng việc chúng ta làm nhiều sẽ có ý nghĩa gì, nếu những việc làm đó không phải là những điều quan trọng nhất?
   Các mục tiêu của Phần tư thứ II cũng giống như "những viên đá lớn". Nếu chúng ta đưa các hoạt động khác - nước, cát và sỏi - vào trước, rồi sau đó tìm cách cho viên đá vào, thì không những các thứ này không ăn khớp vào nhau mà còn trở nên lộn xộn, rối tung.
   Nhưng nếu chúng ta biết cái nào là viên đá lớn và đặt chúng vào trước, chúng ta sẽ không khỏi ngạc nhiên về số lượng mà ta có thể đặt vào - và về mức độ lấp kín các khe hở của cát, sỏi và nước. Bất kể có những thứ gì khác có thể đưa thêm vào, thì điều mấu chốt là những viên đá lớn - các mục tiêu Phần tư thứ II của chúng ta - được ưu tiên trước.

   Khi bạn nhìn vào phiếu công việc hàng tuần của mình, trong đó các mục tiêu Phần tư thứ II được đặt vào đúng chỗ của nó, bạn sẽ thấy rằng có hai loại khu vực dành cho mỗi ngày. Khu vực thứ nhất được chia thành các giờ cho các cuộc hẹn cụ thể, khu vực còn lại dành cho các ưu tiên trong ngày. Để lên lịch làm việc cho các mục tiêu trong Phần tư thứ II, thì hoặc là bạn định ra thời gian cụ thể trong ngày để thực hiện mục tiêu, hoặc liệt kê danh sách ưu tiên cho mỗi ngày.

   Lập kế hoạch cho các mục tiêu quan trọng của Phần thư thứ II là một bước tiến lớn tới ưu tiên cho điều quan trọng nhất. Nếu chúng ta không đặt các hoạt động trong Phần tư thứ II vào trước, thì kế hoạch tuần sẽ dễ dàng bị tràn ngập bởi các hoạt động từ các Phần tư thứ I và thứ III, là những hoạt động không ngừng lôi kéo sự chú ý của chúng ta. Khi đó, thật khó để có thể "chen vào" các hoạt động quan trọng của Phần tư thứ II, những hoạt động có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
   Nhưng nếu chúng ta cho các viên đá vào trước, chúng ta sẽ đảo ngược được tình thế. Chúng ta sẽ tạo ra một khuôn khổ để thực hiện điều chúng ta nghĩ là quan trọng, rồi chúng ta sẽ cho "len vào" các hoạt động khác quanh nó.
   Như bạn sẽ thấy khi nhìn vào tuần làm việc của mình, điều quan trọng cần nhận ra là không nên lấp đầy tất cả thời khắc trong một ngày bằng những cuộc hẹn cố định về thời gian. Cần cho phép có sự linh hoạt.
   Mục tiêu của việc tổ chức công việc thuộc Phần tư thứ II không phải là lập ra một lịch trình làm việc cứng nhắc. Đó là việc tạo ra một khuôn khổ, trong đó các quyết định có chất lượng (căn cứ vào tầm quan trọng) sẽ được đưa ra hàng ngày, hàng giờ.