Ma trận quản trị thời gian

   Chúng ta phân loại các hoạt động thành các nhóm nằm trong bốn góc phần tư. Về cơ bản, chúng ta sử dụng thời gian theo một trong bốn cách sau:
   - Phần tư thứ I: gồm những việc vừa "khẩn cấp" vừa "quan trọng". Đó là những tình huống như xử lý một khách hàng đang tức giận, đáp ứng kịp thời hạn, sửa chữa một cái máy bị hỏng, vào viện mổ tim, hay chăm sóc một đứa trẻ đang khóc lóc vì đau đớn. Chúng ta cần dành thời gian cho Phần tư thứ I. Đây là nơi chúng ta quản lý, nơi chúng ta làm việc, nơi chúng ta đem kinh nghiệm và sự phán đoán để đáp ứng nhu cầu và những thách thức. Nếu bỏ qua những việc này, thì chẳng khác gì chúng ta tự chôn sống mình. Nhưng cũng cần nhận rõ một điều là nhiều hoạt động quan trọng trở thành khẩn cấp do sự do dự của chúng ta, hay bởi ta không có sự phòng ngừa hay trù bị thích hợp.
   - Phần tư thứ II: gồm các hoạt động "quan trọng" nhưng không "khẩn cấp". Đây là Phần tư của Chất lượng - là nơi chúng ta lập kế hoạch lâu dài của mình, dự kiến và ngăn ngừa các vấn đề có thể xảy ra, trao quyền cho người khác, mở rộng trí óc và tăng cường năng lực của mình thông qua đọc sách và phát triển không ngừng trình độ chuyên môn, dự tính trước việc giúp đỡ con cái khi chúng gặp khó khăn, chuẩn bị cho các cuộc họp và buổi thuyết trình quan trọng, đầu tư thời gian cho các mối quan hệ thông qua sự lắng nghe chân thành và sâu sắc...Việc tăng cường thời gian cho Phần tư thứ II sẽ làm tăng khả năng hành động của chúng ta. Bỏ qua Phần tư thứ II sẽ tăng cường và mở rộng Phần tư thứ I, gây ra stress, kiệt sức, và khủng hoảng sâu hơn cho người đã bị cuốn vào đây. Mặt khác, đầu tư vào Phần tư thứ II sẽ thu hẹp Phần tư thứ I. Việc lập kế hoạch, chuẩn bị trước, và phòng ngừa rủi ro sẽ tránh cho nhiều công việc biến thành khẩn cấp. Phần tư thứ II không thúc ép chúng ta; nhưng chúng ta phải chủ động tác động vào nó. Đây là Phần tư của sự lãnh đạo cá nhân.

   - Phần tư thứ III: gần như là bóng ma của Phần tư thứ I. Nó bao gồm những việc "khẩn cấp", nhưng không "quan trọng". Đây là Phần tư của Sự Giả Tạo. Tiếng kêu của sự khẩn cấp tạo ra ảo tưởng về tầm quan trọng. Nhưng các hoạt động trong thực tế, nếu chúng quan trọng thật, cũng chỉ quan trọng đối với người khác. Những hoạt động như một số cuộc điện thoại, hội họp, và khách khứa không hẹn trước thuộc vào nhóm này. Chúng ta bỏ nhiều thời gian cho các hoạt động trong Phần tư thứ III để đáp ứng các ưu tiên và kỳ vọng của người khác, nhưng lại nghĩ rằng chúng ta đang ở trong Phần tư thứ I.
   - Phần tư thứ IV: được dành cho các hoạt động "không khẩn cấp và cũng không quan trọng". Đây là Phần tư của sự lãng phí thời gian. Tất nhiên, chúng ta chẳng nên vào đây làm gì. Nhưng do quá khiếp sợ cảnh bị ném qua lại giữa Phần tư thứ I và Phần tư thứ III nên chúng ta thường trốn vào Phần tư thứ IV để sinh tồn. Những hoạt động nào nằm trong Phần tư thứ IV? Không hẳn đó là những hoạt động giải trí, vì sự giải trí đích thực theo đúng nghĩa là hoạt động có giá trị nằm trong Phần tư thứ II rồi. Nhưng những việc làm như là đọc các loại tiểu thuyết rẻ tiền, thường xuyên xem các chương trình TV "vô thưởng vô phạt", hay ngồi lê đôi mách quanh bàn trà tại công sở là những hoạt động có thể liệt vào Phần tư thứ IV, với đặc điểm là sự lãng phí thời gian. Phần tư thứ IV không phải để sinh tồn, mà đó là sự hủy hoại. Nó có thể tạo ra cảm giác ngọt ngào ban đầu như ngậm viên kẹo, nhưng rồi chúng ta sẽ mau chóng nhận ra rằng sẽ chẳng tìm thấy cái gì có ích ở đó cả.