Sáng thứ hai tại nơi làm việc

   Giá dụ vào một vuổi sáng thứ hai như thường lệ. bạn là kế toán trưởng của ban tiếp thị trong công ty. Bạn thuộc về một đội các kế toán trưởng, mỗi người phụ trách từ 30 -40 kế toán viên. Bạn có văn phòng riêng và có một thư ký phục vụ chung cho hai kế toán trưởng khác.

   Bạn đã làm kế hoạch tuần vào tối hôm qua, và bạn ngồi điểm lại kế hoạch ngày hôm nay. Bạn lập ra một danh sách các tiết mục có đánh dấu sao biểu thị những hoạt động thuộc Phần tư thứ II được ưu tiên cao mà bạn muốn giải quyết trong ngày hôm nay.

  .Chuẩn bị cho cuộc gặp ngày mai với đại diện kế toán của McKinley để xem xét định giá và đàm phán mua hàng (3 giờ)*

  .Soạn thảo và fax bản đề nghị cho Jameson Industries vào cuối ngày (2 giờ)

 .Gọi điện cho 10 người trong danh sách phát triển khách hàng (15 phút đến 1 giờ)

  .Ăn trưa với Bill để thảo luận chiến lược kế toán của Woffinden (1 giờ 30 phút)*

  .Xem các tớ trình và đống vân thư (1 giờ)

  .Kiểm tra thư điện tử nội bộ… 17 thư (15 phút)

  .Kiểm tra tin nhắn qua thư thoại (10 phút)

  .Hoàn tất sắp xếp lại hồ sơ (1 giờ)

   Bên cạnh những việc đã có trong kế hoạch, có những việc khác đến cần sự chú ý của bạn.

  .Có hai bức thư nằm sẵn trên bàn của bạn:

   “Chuyển hàng chưa đến với khách hàng lớn Anderson’

   (đây là lần thứ hai trong tháng)

   “Cuộc họp hội đồng chất lượng dự kiến vào thứ tư chuyển sang 3 giờ chiều hôm nay” (2 giờ )

  .Bạn được thông báo rằng người thư ký đã được cử đến giúp việc cho kế toán trướng kia về một dự án lớn và sẽ không phụ giúp gì cho bạn hôm nay.

  .Sếp của bạn ghe qua khi bạn đang rà soát bản danh sách này và yêu cầu bạn chuẩn bị bản dự kiến vắn tắt ba tháng –theo sân phẩm –về các khách hàng lớn nhất của bạn. Sếp cần nó để báo cáo cho giám đốc vào lúc 14 giờ hôm nay (1 giờ ).

   Bạn sẽ xử lý một ngày làm việc như thế ra sao? Để rút ra bài học tốt nhất từ vị dụ này, bạn nên lấy ra một tờ giấy và phác thảo một kế hoạch. Bạn nên bắt đầu việc gì trước? Tiếp theo nên làm gì? Làm cách nào xử lý các thách thức đối với kế hoạch của bạn? Bạn dành thời gian bao lâu tại văn phòng? Bạn sẽ ra sao vào cuối ngày?

   Một cách tiếp cận là tự hỏi mình:

  .Trong số các hoạt động này, việc nào là quan trọng nhất?

  .Cái nào có thế hoãn lại được?

  .Việc nào có thể ủy quyền cho người khác làm?

  .Làm cách nào để thu xếp kế hoạch nhầm thực hiện được công việc quan trọng nhất?

   Nếu theo cách tiếp cận trên, bạn có thể điều chỉnh lại kế hoạch một số việc –chẳng hạn ăn trưa với Bill, sắp xếp lại hồ sơ, và các cuộc điện thoại phát triển khách hàng. Bạn có thể ủy quyền nhiệm vụ theo dõi chuyển giao hàng cho Anderson. Bạn có thể điều chỉnh kế hoạch để thực hiện công việc bạn nghĩ là quan trọng nhất –có thể là bản đề nghị gửi Jamrson, chuẩn bị làm việc với Mckinley, các tờ trình, thư điện tử và hộp thư thoại, bản dự kiến về khách hàng, thậm chí là cả cuộc họp hội đồng chất lượng.

   Bạn có thể thay đổi kế hoạch ngày một cách khác, nhưng chúng ta hãy theo cách tiếp cận cơ bản này. Bạn cảm thấy thế nào về ngày làm việc này? Bạn có cảm thấy mình đã ưu tiên cho điều quan trọng nhất trong một hoàn cảnh khó khăn?

   Bây giờ hãy xem xét câu hỏi: Thứ hai tuần tới của bạn sẽ như thế nào? Hay thứ hai sau đó? Thế còn các ngày thứ hai khác trong suốt cuộc đời của bạn? Bạn sẽ gặp phải những thách thức tương tự? Mặc dù những tình tiết cụ thể sẽ khác đi, nhưng bản chất của những thách thức đó có khác nhau hay không?

   Đó là kết quả của thế hệ quản trị thứ ba. Nếu không có gì thay đổi, bạn sẽ ủy quyền, hoãn lại, hoặc từ bỏ những việc nào đó trong suốt phần còn lại của cuộc đời. Có phải như vậy là ưu tiên cho điều quan trọng nhất?

   Cách tiếp cận của thế hệ thứ tư có gì khác?

   Thay vì chú ý vào các hoạt động và các cuộc hẹn, bạn nhìn một ngày làm việc dưới góc độ những con người và các mỗi quan hệ. bạn sẽ nhìn các quá trình đang tiếp diễn như các khả năng mới để đóng góp cho sứ mệnh của tổ chức. nó khôn phải chi là vấn đề có nên làm điều đó hay là không. Đó là việc trả lời các câu hỏi tại sao và bằng cách nào bên cạnh câu hỏi khi nào. Đó là việc phải dựa vào cái la bàn lần chiếc đồng hồ của bạn.

   Để đưa ra quyết đinh, bạn nên dừng lại suy nghĩ và gắn kết với lương tâm của mình. Bạn cần phải:

  .Tự chất vấn

  .Lắng nghe chân thành

  .Hành động dũng cảm

   Khi quyết định điều gì là quan trọng nhất để hành động, bạn nên nghi về các điều kiện trao quyền và cân nhắc nên tập trung sức lực của mình vào đâu để có được kết quả dài hạn lớn nhất.

   Bạn nên bắt đầu cách chất vấn của mọi hoạt đông:

  .Vì sao có hoạt động này?

  .Tại sao mình đang làm việc này?

  .Lý do chính của hoạt đông này?

  .Mục đích cuối cùng là gì?

  .Hoạt đọng này có đóng góp cho mục đích của tổ chức?

  .Có phải đây là cách sử dụng tốt nhất năng lực và nguồn lực của bản thân?

   Trải lời các câu hởi trên sẽ giúp bạn quyết định nên chú ý cải thiện chất lượng của hệ thống làm việc. Bạn nên nhìn vào nhiệm vụ, không phải dưới góc độ từng việc làm cụ thể, mà là những biểu hiện của quá trình lớn hơn mà bạn đang muốn cải thiện

   Chúng ta hãy nhìn vào một vài tiết mục trông bản danh sách để xem có thế áp dụng phương pháp trên như thế nào. Khi xem xét từng mục, chúng tôi sẽ gợi ý một số quyết định theo Phần tư thứ II có thể xảy ra. Bạn có thể có cách lựa chọn khác. Điều đó không sao cả. Cái chính là bạn nằm được quy trình cơ bản.