Mô thức và quy trình

Quy trình tổ chức công việc theo Phần tư thứ II không phải là một công cụ; nó là một lối tư duy. Chúng tôi nhận thấy rằng có nhiều người sử dụng các công cụ lập kế hoạch của thế hệ thứ hai và thứ ba theo cách của thế hệ thứ tư. Mặt khác, có một số người sử dụng các công cụ của thế hệ thứ tư theo cách của thế hệ thứ hai hay thứ ba với những hiệu quả rất thấp

   Rõ ràng mô thức là điều quan trọng nhất. Nhưng chúng ta cần nhận thấy rằng một công cụ không phù hợp với mô thức có thể gây ra sự kém hiệu quả và thất vọng. Nếu bạn muốn tạo ra lối sống thế hệ thứ tư dựa trên cơ sở tầm quan trọng, nhưng lại dùng công cụ tập trung vào sự ưu tiên hóa tính khẩn cấp hàng ngày, thì điều đó chẳng khác gì bạn cố gắng để tiến bước trên đường trong khi trước mắt bạn luôn có ai đó rải đá hộc cản chân bạn. Hệ thống này thậm chí còn đe dọa vô hiệu hóa mô thức, dẫn đến tình trạng bạn chạy theo phục vụ hệ thống ở thế yếu thay vì bắt hệ thống phục vụ cho mình để hoàn thành mục tiêu mình muốn đạt tới.
   Quy trình tổ chức Phần tư thứ II củng cố cho mô thức "tầm quan trọng". Giá trị lớn nhất của quy trình không phải ở chỗ nó đem lại cái gì cho bản kế hoạch của bạn, mà những gì nó đem lại cho cái đầu của bạn. Khi bạn bắt đầu suy nghĩ nhiều hơn về khía cạnh tầm quan trọng, bạn sẽ bắt đầu nhìn thời gian một cách khác đi. Bạn sẽ trở nên có sức mạnh để đặt ưu tiên cho điều quan trọng nhất của bạn.
   Nếu bạn giống như hầu hết những người mà chúng tôi từng có cơ hội cùng làm việc, bạn sẽ có thể nhận thấy một số lợi ích trước mắt của quy trình tổ chức Phần tư thứ II - chuyển từ tư duy khẩn cấp sang tư duy tầm quan trọng, cách nhìn rộng hơn trên cơ sở tuần làm việc, tăng tính linh hoạt, đặt "các viên đá lớn" vào trước trong kế hoạch làm việc.